BizXpert tudásbázis
Mielőtt írnál nekünk, érdemes átnézni a folyamatosan bővülő tudásbázist, hiszen lehet, hogy hamarabb megtalálod a választ, minthogy megírnád a kérdésed.
• Minden NAV-os teendő a BizXpert regisztrációtól az első számláig
• Hogyan jelentsem be a számlázót?
• Hogyan fogja automatikusan felküldeni a számlákat a NAV-hoz?
• Hogyan tudom leellenőrizni, hogy biztosan feltöltődnek-e a számláim?
• Hol látom a már feltöltött számlákat?
• Sikertelen volt a számla feltöltése a NAV felé, mi a teendő?
• Beállíthatok egyedi számla előtagot?
• Milyen fizetési módok vannak?
• Hogyan tudok kedvezményt feltüntetni a számlán?
• Hogyan kapja meg a partnerem a számlát?
• Hol látom a már elkészült számlákat?
• Hogyan lesznek hitelesek a számláim?
• Mennyi ideig kerülnek megőrzésre a számláim?
• Ki kell nyomtatnom a számlát a partneremnek?
• Milyen nyomtatóval kompatibilis?
• POS nyomtatóval is kompatibilis?
• A számla érvényesítéséhez kell rá pecsét és aláírás?
• Elrontottam egy számlát, és szeretném kitörölni, hogyan kell?
• Hogyan tudok számlát sztornózni?
• Hogyan tudok számlát kiegyenlíteni?
• Hogyan tudok új partnert rögzíteni?
• Tudok külföldi partnert rögzíteni?
• Hogyan tudok partnert törölni?
• Új partner hozzáadásakor azt írja, hogy ezzel az adószámmal már van partner, pedig töröltem, miért?
• Mindig újra fel kell vinnem a partner adatait, vagy lementi a rendszer?
• Hogyan tudok új terméket rögzíteni?
• Tudok szolgáltatást is rögzíteni?
• Hogyan tudok terméket törölni?
• Új termék hozzáadásakor azt írja, hogy ezzel a termékkóddal már van termék, miért?
• Mindig újra fel kell vinnem a termék adatait, vagy lementi a rendszer?
• Maximum hány termékem lehet?
• Hogyan tudom módosítani a meglévő termék adatait?
• Hogyan tudok mínuszos összeget feltüntetni a számlán?
• Sikertelen volt a számla feltöltése a NAV felé, mi a teendő?
• Mit jelentenek a számla színei?
• Mit jelentenek a számlán a jelek? pipa, X, stb.?
• Hogyan tudom ugyanazt a tételt több sorba hozzáadni a számlához?
• Eltűnt a számlám fele/ Blokkszerű kinézete van a számlámnak
Kezdő lépések
Regisztráció menete
A BizXpert online számlázó programba regisztrálni a program főoldalán rá kell kattintani a Regisztrálás gombra.
Ezután rákerülünk a regisztrációs oldalra, ahol a regisztráció során semmilyen cégadatot nem szükséges megadnunk, elegendő a „keresztnevünk”, „e-mail címünk” és a fiókhoz tartozó „jelszó”. Adataink megadása után el kell fogadni az Általános szerződési feltételeket, és az Adatkezelési nyilatkozatot, valamint ha szeretnénk értesülni az újdonságokról, akkor a itt feliratkozhatunk a Hírlevélre is, amiről bármikor szabadon leiratkozhatunk.
Ezután már csak az “Új BizXpert fiók” gombra kell kattintani, és már bent is vagyunk a számlázóban.
Regisztráció mobil Appal
Először le kell tölteni az Appot.
Android készülék esetén INNEN
IOS készülék esetén INNEN
Ezután megnyitjuk az appot, és egyből a regisztrációs résznél találjuk magunkat (lejjebb görgetve lehet bejelentkezni, ha már van fiókunk) ahol a regisztráció során semmilyen cégadatot nem szükséges megadnunk, elegendő a „keresztnevünk”, „e-mail címünk” és a fiókhoz tartozó „jelszó”. Adataink megadása után el kell fogadni az Általános szerződési feltételeket, és az Adatkezelési nyilatkozatot, valamint ha szeretnénk értesülni az újdonságokról, akkor a itt feliratkozhatunk a Hírlevélre is, amiről bármikor szabadon leiratkozhatunk.
Ezután már csak az “Új BizXpert fiók” gombra kell kattintani, és már bent is vagyunk a számlázóban.
Belépés a fiókba
Amennyiben már rendelkezünk élő fiókkal akkor a program főoldalán keresztül, a Belépés gombra kattintva be tudunk lépni az e-mail cím és jelszó megadása után.
Mobil app esetén, a regisztrációs mezők után, van a bejelentkezési lehetőség, szintén e-mail cím és jelszó megadásával.
Milyen eszközön érhető el?
A BizXpert elérhető számítógépen, akár Windows, akár IOS operáció rendszert használunk. Telefonról pedig Android és IOS rendszerből is elérhető, akár böngészőből, akár appból nyitjuk meg.
Ajánlott böngészők a zavartalan működés érdekében: Google Chrome, Firefox.
Szükséges-e telepíteni?
A BizXpert böngészőből érhető el, így telepíteni nem kell, tehát nincs megszabott minimális rendszerigénye.
Milyen cégadatokat kell megadnom, ha nem vagyok cég?
Ilyenkor a Cégnévhez a saját nevedet kell megadni, minden más adathoz pedig azt amit kér a mező.
KATA-s vagyok, miket kell beállítanom?
Ha KATA-sok vagyunk, akkor a Beállítások->Általános beállítások->Cégem adatai-n belül be kell pipálni a Kiasdózó/KATA négyzetet. Ezáltal megjelenik egy KATA 2020 fül, ahol a KATA modult érhetjük el. Ezenkívül rákerül a számlára a kötelezően feltüntetendő Kisadózó felirat is.
Ha Egyéni vállalkozók is vagyunk, akkor ezt a négyzetet is be kell pipálni, és akkor megjelenik az “Adóazonosító jel” és az “E.V. nyilvántartási szám” mező, ahol megadhatjuk ezeket az adatokat is.
A KATA modulnál megadhatjuk az azévi KATA kezdeti dátumát. Ha már úgy kezdtük az évet, hogy KATA-sok vagyunk, akkor alapértelmezetten a január 1 lesz beállítva.
Itt láthatjuk, hogy mennyi van még hátra a 12 milliós keretből, és hogy eddig mennyit számláztunk ki.
FONTOS! Az adózási szabályoknak megfelelően, ide csak azok a számlák kerülnek jóváírásra, amelyek ki lettek egyenlítve, ugyanis amíg nem érkezik meg a pénz, addig a számlán lévő összeg nem számít bele a KATA keretünkbe.
Ugyanitt hozzáadhatjuk a nem BizXpertel kiszámlázott számlák összegét is, így ezeket is beleszámíthatjuk a KATA keretünkbe.
Ha túlléptük a KATA keretünket, akkor a program azt is kiszámolja nekünk, hogy mennyi lesz az extra adó mértéke.
NAV tudnivalók
Kötelező teendők a NAV felé
Ha számlatömb helyett számlázót használunk, akkor azt be kell jelenteni a NAV felé.
Ehhez letölthetünk egy számlázó bejelentő fájlt a BizXpertből miután kitöltöttük cégadatainkat. Ezt a fájlt a jobb felső sarokban lévő NAV/ÁNYK fülön belül a Számlázó bejelentése gombra kattintva érhetjük el. Itt meg kell adni a program használatának a kezdetét. Ha nem tudjuk, mikor kezdtük el használni a programot, akkor a mai napot, vagy a BizXperten belül első kiállított számla dátumát kell megadni.
Miután megszereztük az XML kiterjesztésű fájlt (EDGE böngészőn nem mindig töltődik le, ezt érdemes Chrome, vagy Firefox-al csinálni), elküldhetjük a könyvelőnknek, aki bejelenteni nekünk a számlázót.
Ha mi inkább magunk jelentenénk be, akkor ehhez szükségünk lesz az ÁNYK (Általános Nyomtatvány Kitöltő) nevű programra, amit IDE kattintva lehet letölteni. Telepítés után megnyitjuk az ÁNYK-t és bal felül a Szervíz menüpont alatt az Egyedi importálással kikeressük a letöltött XML fájlt, és egyszerűen megnyitjuk.
Ezután minden adat kitöltődik, nekünk már csak az Kapcsolattartó nevét és elérhetőségét kell megadnunk. Ez azért nem töltődik ki automatikusan, mert előfordulhat, hogy egy cégnek van kinevezett képviselője, és abban az esetben az Ő a kapcsolattartó.
Ezenkívül még a címünket kell szétbontani, mert az utca-házszám egy mezőbe kerül.
Ha ezzel megvagyunk, akkor fel kell küldeni az Ügyfélkapun keresztül, és készen is vagyunk, be van jelentve a számlázónk.
Ennek a menete:
Hogyan jelentsem be a számlázót?
Ha számlatömb helyett számlázót használunk, akkor azt be kell jelenteni a NAV felé.
Ehhez letölthetünk egy számlázó bejelentő fájlt a BizXpertből miután kitöltöttük cégadatainkat. Ezt a fájlt a jobb felső sarokban lévő NAV/ÁNYK fülön belül a Számlázó bejelentése gombra kattintva érhetjük el. Itt meg kell adni a program használatának a kezdetét. Ha nem tudjuk, mikor kezdtük el használni a programot, akkor a mai napot, vagy a BizXperten belül első kiállított számla dátumát kell megadni.
Miután megszereztük az XML kiterjesztésű fájlt (EDGE böngészőn nem mindig töltődik le, ezt érdemes Chrome, vagy Firefox-al csinálni), elküldhetjük a könyvelőnknek, aki bejelenteni nekünk a számlázót.
Ha valamiért nem tudjuk letölteni, vagy manuálisan szeretnénk megadni az adatokat, akkor a bejelentéshez szükséges adatokat megtaláljuk a Beállítások->Általános Beállítások->Névjegy menüpont alatt. Ezek az adatok:
Számlázó program neve és elérhetősége: BizXpertHU www.bizxpert.hu
Fejlesztő neve: Kulcs-Soft Számítástechnika Nyrt.
Fejlesztő adószáma: 13812203-2-41
E-mail: segitunk@bizxpert.hu
Ha mi inkább magunk jelentenénk be, akkor ehhez szükségünk lesz az ÁNYK (Általános Nyomtatvány Kitöltő) nevű programra, amit IDE kattintva lehet letölteni. Telepítés után megnyitjuk az ÁNYK-t és bal felül a Szervíz menüpont alatt az Egyedi importálással kikeressük a letöltött XML fájlt, és egyszerűen megnyitjuk.
Ezután minden adat kitöltődik, nekünk már csak az Kapcsolattartó nevét és elérhetőségét kell megadnunk. Ez azért nem töltődik ki automatikusan, mert előfordulhat, hogy egy cégnek van kinevezett képviselője, és abban az esetben az Ő a kapcsolattartó.
Ezenkívül még a címünket kell szétbontani, mert az utca-házszám egy mezőbe kerül.
Ha ezzel megvagyunk, akkor fel kell küldeni az Ügyfélkapun keresztül, és készen is vagyunk, be van jelentve a számlázónk.
Hogyan fogja automatikusan felküldeni a számlákat a NAV-hoz?
Ennek a menete:
Hogyan tudom leellenőrizni, hogy biztosan feltöltődnek-e a számláim?
A BizXpert addig nem engedi a felhasználót adatszolgáltatásra kötelezett számla kiállítására, amíg nincs összekötve a NAV-al.
Hol látom a már feltöltött számlákat?
A feltöltött számlákat a NAV/ÁNYK fülön belül a Számla státusz lista oldalon tudjuk megnézni.
Sikertelen volt a számla feltöltése a NAV felé, mi a teendő?
Nincs más dolgunk, mint türelmesen várni, a BizXpert addig próbálkozik az újraküldéssel, amíg az végül sikeresen fel nem töltődik.
Problémát okozhat a NAV szerverének a gyengélkedése, ilyenkor érdemes lehet megnézni a http://www.vanenav.hu/ oldalt.
Viszont ha valamiért már több mint 24 órája sikertelen feltöltést jelez a rendszer, akkor azt mindenképp jelezzük a segitunk@bizxpert.hu címen
Számlázás
Hogyan állítok ki számlát?
Számla kiállításakor az első lépés a partner kiválasztása, melyre egy kattintással már be is emeli a „Vevőt”, majd megjelennek a termékek, amikre szintén egy kattintás és már fel is vettünk belőle 1db-ot a számlára.
Amennyiben többször kattintunk egy tételre, úgy a mennyisége annyiszor nő.
A számla kelte nem szerkeszthető, mert a törvény ezt írja elő.
Nyomtatáskor a bizonylatra nem kerül példányszám, mivel nem tartozik a számla kötelező elemei közé.
Új számla készítését már a rögzített számlák közül is indíthatunk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és onnan indítani az új számla kiállítását.
A megjegyzéseknél láthatjuk a már beállított fix megjegyzést.
A számlán szereplő tételeket az egér jobb gombjával tudjuk kijelölni. A kijelölést követően a tétel ezzel a gombbal törölhető.
Az ikon segítségével szerkesztésre tudjuk megnyitni a számlán szereplő kijelölt tételt. Számla mentése után erre már nincs lehetőségünk.
A számla nyomtatási képét nézhetjük meg.
A számlát ezzel az ikonnal menthetjük el. Fontos, hogy ezután a számla kiállítottnak minősül, a továbbiakban nem lesz szerkeszthető.
A számlát ezzel a gombbal küldhetjük el e-mailben a partnerünk e-mail címére. Lehetőségünk van megadni az e-mailhez Tárgyat és Üzenetet is. ha elkészült a számla, akkor a számlacsempe bal felső sarkában egy X jelzi, ha a partner még nem nyitotta meg az e-mailt, és pipa ha már megnyitotta.
Amennyiben
a számlát szeretnénk elmenteni és egyúttal ki is akarjuk nyomtatni,
akkor azt ezen menüpont segítségével tehetjük meg.
Amennyiben POS formátumban szeretnénk nyomtatni POS nyomtatóval, akkor azt ezzel lehetjük meg. Mobilon akkor jelenik meg az ikon, ha a nyomtatás ikonra bökünk, és akkor lehetőségünk lesz választani a hagyományos és a POS nyomtatás között.
Az ikon segítségével pdf formátumban tudjuk lementi számlát.
Beállíthatok egyedi számla előtagot?
Igen, beállíthatunk egyedi számlaelőtagot a Beállítások->Bizonylat beállítások->Számla előtag módosítás menüpont alatt.
Erre akkor lehet szükség, hogyha eddig egy másik számlázót használtunk, és szeretnénk folytatatni a sorszámot, vagy ha az alapértelmezett BIZX helyett saját előtagot szeretnénk.
Erre addig van lehetőség, amíg az első számlát ki nem állítjuk, utána már csak évkezdéskor dönthetjük el az év első kiállított számlája előtt, hogy folytatjuk a sorszámot, vagy elölről kezdjük.
Milyen fizetési módok vannak?
A számla kiállításkakor választhatunk Készpénz, Bankkártya, Utánvét és Átutalás között.
Alapértelmezetten a készpénzes fizetés van beállítva, amit megváltoztathatunk a Beállítások->Általános beállítások->Cégem adatai->Egyéb fül alatt.
Lehetőségünk van külön partnerhez is rendelni alapértelmezett fizetési módot, ezt a Partner szerkesztésénél a második fülnél.
Hogyan tudok kedvezményt feltüntetni a számlán?
Jelenleg csak úgy lehet külön tételként kedvezményt feltüntetni a számlán, hogyha létrehozunk egy 0 Ft-os terméket Kedvezmény névvel. Azokon a számlákon, amiken szeretnénk szerepeltetni a kedvezményt, ott hozzáadjuk a számlához a tételt, majd az árat módosítjuk a kedvezmény összegének a mennyiségére.
Mínuszos tételként pedig úgy tudjuk feltüntetni, hogyha a tétel mennyiségét módosítjuk mínuszosra.
Hogyan kapja meg a partnerem a számlát?
Három féle módon juttathatjuk el a számlát a partnerünknek a BizXperttel.
- A legegyszerűbb mód az, ha elküldjük neki e-mailben a “Küldés” gombbal. Ilyenkor a partner a BizXperttől kap egy e-mail benne a a számlával, külön kiemelve, hogy kitől jött, és hogy mekkora a számla befizetendő mértéke.
- Kinyomtatjuk és átadjuk neki, akár személyesen, akár postai módon.
- POS nyomtatóval kinyomtatjuk a számlát, és átnyújtjuk neki a számlát.
- Lementjük PDF-ként a számlát, majd a saját levelező rendszerünkből csatolva küldjük el.
Akármelyiket választjuk, a számla megtalálható lesz a BizXperten belül a Rögzített számlák között.
Hol látom a már elkészült számlákat?
Az elkészült számlákat a főoldal jobb oldalán a Rögzített számlák oldalán találjuk meg.
Hogyan lesznek hitelesek a számláim?
Az elkészült számlákat papír alapon is meg kell őrizni, mivel a BizXperttel kiállított számlák távnyomtatott számlának minősülnek, így nem kerül rájuk elektronikus hitelestés, tehát nem e-számlák.
Azonban elegendő saját részre eltárolni, a partnerünknek már nem kötelező kinyomtatva is átadni, valamint e-számla küldésére se kötelezhet minket.
Mennyi ideig kerülnek megőrzésre a számláim?
A számlákat korlátlan ideig megőrizzük.
Ki kell nyomtatnom a számlát a partneremnek?
Nem kötelező, a számlákat elküldhetjük e-mailben is a partnernek, úgy is teljes értékű lesz a partner részére.
Viszont saját magunknak ki kell nyomtatni, és papír alapon is el kell tárolni.
Milyen nyomtatóval kompatibilis?
Nincs ilyen típusú megkötés. Minden nyomtatóval jó, amelyik képes PDF fájlt nyomtatni.
POS nyomtatóval is kompatibilis?
Igen, jelenleg 80mm-es POS számla elkészítésére alkalmas a BizXpert, amit asztali számítógépről, vagy telefon/tabletről is ki lehet nyomtatni, amennyiben a böngészőből nyitjuk meg a BizXpertet.
Ajánlott POS nyomtató típus: Datecs DPP 350
Ennek a nyomtatónak és a BizXpertnek a közös működéséről ITT egy videó.
Ezen kívül bármilyen nyomtatóval kompatibilis, amelyik alkalmas 80mm-es POS nyomtatásra.
A számla érvényesítéséhez kell rá pecsét és aláírás?
Egyik se kell rá, így is teljes értékű számlának minősül.
Elrontottam egy számlát, és szeretném kitörölni, hogyan kell?
A már kiállított számlákat semmilyen módon nem lehet módosítani, se törölni, mivel ezt a Magyar törvények nem engedélyezik. Ha elrontottunk egy számlát, akkor sztornózzuk le.
Hogyan tudok számlát sztornózni?
Számlát úgy tudunk sztornózni, hogyha a rögzített számláknál kikeressük a sztornózandó számlát, majd a az egeret a számlára ráhúzzuk, és megjelenik a sztornó felirat. Arra rákattintunk, majd megerősítés után sztornózódik a számla, és elkészül a sztornószámla is.
Hogyan tudok számlát kiegyenlíteni?
Számlát úgy tudunk kiegyenlíteni, hogyha a rögzített számláknál kikeressük a kiegyenlítendő számlát, majd a az egeret a számlára ráhúzzuk, és megjelenik a Kiegyenlít felirat. Arra rákattintunk, majd rákerülünk a kiegyenlítés oldalára, ahol lehetőségünk van részkiegyenlítésre is (ha több részletben érkezne az összeg), és a bankszámlaszámot is megadhatjuk (opcionális). Fontos, hogy mobilon/appon csak teljes kiegyenlítésre van lehetőség, de ez asztali gépen bármikor módosítható, mentés után is.
A kiegyenlítetlen számlák narancssárgák, és a kiegyenlítés után zöld színük lesz.
Hogyan tudok devizában számlázni?
A BizXpert a magyar piacra lett optimalizálva, így semmilyen külföldi számlázásra nem alkalmas. Szerencsére van egy kiváló számlázónk, ami mindent tud amit a BizXpert is, és emellett tele van olyan hasznos funkciókkal is, mint például a devizás számlázás, külföldi partner hozzáadása, és az idegen nyelvű számla kiállítása.
A Kulcs-Üzletről további információkért kattints IDE.
Hogyan tudok e-számlát kiállítani?
A programból elektronikus számla kiállítására nincs lehetőség. A számlák távnyomtatott számlának minősülnek, az Áfa tv. 259. § 5. pontjának elektronikus számla fogalma alapján az Áfa tv. alkalmazásában az e-mailben elküldött és befogadott PDF állomány is a NAV által elfogadottnak minősül.
Tehát, ha e-mailben küldjük ki a számlát a partnernek az is tökéletes, csupán nekünk kinyomtatva is meg kell őrizni, mert kérheti a NAV.
Partnerkezelés
Hogyan tudok új partnert rögzíteni?
Az új partnerre kattintva tudunk új partnert felrögzíteni, ahol a főbb adatait tudjuk megadni (név, cím, adószám, e-mail cím, stb.).
A másik fülön egyéb adatokat adhatunk meg, mint például fizetési mód amiben a partnerünkkel megállapodunk, megjegyzések (ezeket a megjegyzéseket csak mi látjuk, nem kerül rá a számlára), illetve kategóriába is tudjuk sorolni, melyet akár a „+” jelre kattintva létre is tudunk hozni. A weboldal mellett lévő ikonra
kattintva megnézhetjük a partnerünk weboldalát.
Amennyiben partnerünk magánszemély akkor a felvitelkor, vagy a már rögzített partnernél a felső részen állítsuk be, hogy magánszemély. EZ NAGYON FONTOS, mert a NAV ez alapján kéri be a számlákat, és ha nem állítjuk be, akkor olyan számlák is feltöltésre kerülhetnek, amiket nem kellett volna feltölteni. Hiba/figyelmetlenség esetén nem lesz nagy baj, mert nagy valószínűséggel a NAV vissza fogja küldeni hibára hivatkozva.
Új partner felvitelét már a rögzített partnereink közül is indíthatjuk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és ott az új partner felvitelre kattintani.
Tudok külföldi partnert rögzíteni?
A BizXpert nem kezel külföldi partnereket, csak magyar címet, és magyar adószámot fogad el, így erre nincs lehetőség. Azonban van egy másik számlázónk a Kulcs-Üzlet, ami mindent tud, amit a BizXpert is, és emellett már kezelhetőek külföldi partnerek, és rengeteg más hasznos funkció is van benne.
Amennyiben érdekli a Kulcs-Üzlet, a további funkciók listáját megtekintheti ITT.
Hogyan tudok partnert törölni?
Partnert úgy lehet törölni, hogyha a rögzített partnereknél kiválasztjuk a törölni kívánt partnert, és rákattintunk a Törlés feliratra.
Ezután egy megerősítés után, a partnerünk törölt állapotú lesz, tehát nem lesz látható. Ezt azt is jelenti, hogy a rendszerből nem törlődik véglegesen, továbbra is megtekinthető, és visszaállítható lesz, hogyha a szűrésnél bepipáljuk a Törölve négyzetet. Ilyenkor feketén “Törölve” felirattal megjelennek a törölt partnerek.
Új partner hozzáadásakor azt írja, hogy ezzel az adószámmal már van partner, pedig töröltem, miért?
A partnerek csak törölt állapotúak lesznek törlés esetén, de véglegesen nem törlődnek. Ilyenkor a rögzített partnerek oldalán a szűrésnél be kell pipálni a Törölve négyzetet, és akkor feketén “Törölve” felirattal megjelennek a törölt partnerek. A visszaállítani kívánt partnerre rá kell húzni az egeret, és megjelenik egy “Visszaállít” felirat, amivel vissza lehet állítani a partnert, és újra aktív lesz.
Mindig újra fel kell vinnem a partner adatait, vagy lementi a rendszer?
A partner adatait elegendő csak egyszer felvinni, és utána örökre megjegyzi a rendszer. Ezek után már csak egy kattintással rá lehet hívni minden adatát a számlára. A BizXpert ennyire egyszerű!
Maximum hány partnerem lehet?
Nincs felső korlát. Korlátlan mennyiségű partnert hozzá lehet adni, korlátlan mennyiségű terméket is hozzá lehet adni, és korlátlan mennyiségű számlát ki lehet állítani.
Hogyan tudom módosítani a meglévő partner adatait?
Partnert úgy lehet módosítani, hogyha a rögzített partnereknél kiválasztjuk a módosítani kívánt partnert, és rákattintunk a Megnyit feliratra.
Készletkezelés
Hogyan tudok új terméket rögzíteni?
Az Új termékre kattintva kezdhetjük meg a termékek/szolgáltatások rögzítését.
Megadhatunk itt is kategóriát a terméknek/szolgáltatásnak, melyet a „+” jelre kattintva akár itt is felrögzíthetünk, viszont külön raktárakat nem tudunk megadni, a program egyben kezeli a termékeket.
A mértékegységeknél is van lehetőségünk újat felvinni a „+” jelre kattintva amennyiben nem lennének megfelelő számunkra a már berögzített egységek.
Amennyiben készletgazdálkodást is alkalmazunk, úgy a készletgazdálkodás gombot állítsuk jobbra és már meg is adhatjuk a minimális készletszintet, nyitókészletet és a beszerzési árát a terméknek.
Új termék, vagy szolgáltatás rögzítését már a felvitt termékek és szolgáltatások közül is indíthatjuk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és ott az új termék illetve szolgáltatás felvitelre kattintani.
Tudok szolgáltatást is rögzíteni?
Az egyszerűség kedvéért a felvitt tételeket a BizXpert Terméknek nevezi, így a szolgáltatásokat is.
Ezen nem fog bezavarni sehol, a számlán se jelenik meg a Termék megnevezés, csupán ez a rendszeren belüli elnevezése.
Ezt azt jelenti, hogy Új termék rögzítésével lehet hozzáadni a szolgáltatást is.
Hogyan tudok terméket törölni?
Terméket úgy lehet törölni, hogyha a rögzített partnereknél kiválasztjuk a törölni kívánt partnert, és rákattintunk a Törlés feliratra.
Ezután egy megerősítés után, a Termékünk törölt állapotú lesz, tehát nem lesz látható. Ezt azt is jelenti, hogy a rendszerből nem törlődik véglegesen, továbbra is megtekinthető, és visszaállítható lesz, hogyha a szűrésnél bepipáljuk a Törölve négyzetet. Ilyenkor feketén “Törölve” felirattal megjelennek a törölt termékek.
Új termék hozzáadásakor azt írja, hogy ezzel a termékkóddal már van termék, miért?
Azért, mert azzal a termékkóddal már van megadva termék. Előfordulhat, hogy a törölt termékek között van.
Azonban ez csak egy figyelmeztető felirat, a Mentésre kattintva létre lehet hozni azonos termékkódokkal is termékeket, azonban ez nem ajánlott a könnyebb adminisztráció és készletkezelés érdekében.
Mindig újra fel kell vinnem a termék adatait, vagy lementi a rendszer?
A termék adatait elegendő csak egyszer felvinni, és utána örökre megjegyzi a rendszer. Ezek után már csak egy kattintással rá lehet hívni minden adatot a számlára. A BizXpert ennyire egyszerű!
Maximum hány termékem lehet?
Nincs felső korlát. Korlátlan mennyiségű terméket hozzá lehet adni, korlátlan mennyiségű partnert is hozzá lehet adni, és korlátlan mennyiségű számlát ki lehet állítani.
Hogyan tudom módosítani a meglévő termék adatait?
Terméket úgy lehet módosítani, hogyha a rögzített termékeknél kiválasztjuk a módosítani kívánt terméket, és rákattintunk a Megnyit feliratra.
Hogyan tudom növelni a készletem?
Ha kezelünk a készletet a terméknél, akkor úgy lehet növelni a készletmennyiségét, hogyha Új beszerzésként hozzáadjuk a terméket. Akár fotót is csatolhatunk a beszerzés mellé.
Hogyan tudom csökkenteni a készletem?
Egyszerűen úgy, hogyha számlát állítunk ki. Ahány darabot számlázunk ki az adott termékből, annyival fog csökkenni a készlet.
Beszerzések kezelése
Hogyan tudok beszerzést rögzíteni?
Bevételezésnél az első lépés az partner kiválasztása, melyre egy kattintással már be is emeli a bizonylatra mint „Szállító”, majd megjelennek a termékek, amikre szintén egy kattintás és már fel is vettünk belőle 1db-ot. Amennyiben többször kattintunk egy tételre, úgy a mennyisége annyiszor nő.
Új beszerzés készítését már a rögzített beszerzések közül is indíthatunk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és onnan indítani a bevételezést.
Költségszámla esetén előfordulhat, hogy olyan tételt szeretnénk szerepeltetni a számlán, ami saját termékeink listájában nem szerepel és mivel egy-egy előfordulásról van szó, nincs is értelme termékeink között rögzíteni. Ennek érdekében került kialakításra a szűrő alatt egy gomb, aminek segítségével anélkül tudunk tételt rögzíteni számlára, hogy azt a tételt a terméklistába is elmentenénk. A gomb az„Új beszerzés hozzáadása” nevet viseli:
Kötelező rögzíteni a beszerzéseimet?
Nem kötelező, csupán egy lehetőség, hogy a felhasználó minél tisztábban átláss az üzletének a bevételei mellett a kiadásait is.
Hogyan tudom törölni a beszerzéseimet?
Beszerzést úgy lehet törölni, hogyha a rögzített beszerzéseknél kiválasztjuk a törölni kívánt beszerzést, és rákattintunk a Törlés feliratra.
A beszerzések törlése végleges, nem visszavonható.
Ajánlatok kezelése
Hogyan tudok ajánlatot rögzíteni?
Árajánlat létrehozásánál az első lépés a partner kiválasztása, melyet egy kattintással már be is emel az ajánlatra mint „Vevő”, majd megjelennek a termékek, amikre szintén egy kattintás és már fel is vettünk belőle 1db-ot az ajánlatra. Amennyiben többször kattintunk egy tételre, úgy a mennyisége annyiszor nő. A megjegyzésekre kattintva láthatjuk a már beállított fix megjegyzést, és akár újat is írhatunk hozzá.
Új ajánlat készítését már a rögzített ajánlatok közül is indíthatunk. Ennek segítségével nem kell a főoldalra visszalépni és onnan indítani az ajánlat készítését.
Hogyan tudok díjbekérőt/proformát/szállítót/előleget rögzíteni?
Ezt az ajánlat nevének az átírásával lehet megcsinálni. Azonban a bizonylat fejlécében nem szerepelhet a számla és a nyugta szó.
Hogyan készíthetek számlát az ajánlatból?
A rögzített ajánlatoknál válasszuk ki a kiszámlázni kívánt ajánlatot, majd kattintsunk a Számlázás feliratra. Ezután az ajánlatunkból számla készül, amit még a véglegesítés előtt tudunk módosítani, amennyiben ez szükséges.
Hogyan tudom törölni az ajánlataimat?
Ajánlatot nem lehet véglegesen törölni, csak érvényteleníteni, mégpedig úgy, hogyha a rögzített ajánaltoknál kiválasztjuk az érvényteleníteni kívánt ajánlatot, és rákattintunk az Rontás feliratra.
Adatimport
Termékek importálása
Amennyiben külsős termékadatbázist szeretnénk feltölteni, úgy létre kell hoznunk egy excel táblát, XLS. formátummal, amiben a következő oszlopoknak kell szerepelniük: Név, Kód, Cikkszám, Szolgáltatás, Mennyiségi egység, Áfa kulcs, Egységár, Raktárkészlet, Mee. (NAV által meghatározott mennyiségi egység). A formátum a következő:
Ha elkészült a fájl, akkor azt a “Beállítások->Adat import-Számlázni jó és kényelmes” menüpont alatt tölthetjük fel.
Az egyszerűség kedvéért letölthetünk egy minta fájlt innen
Partnerek importálása
Amennyiben külsős partneradatbázist szeretnénk feltölteni, úgy létre kell hoznunk egy excel táblát, XLS. formátummal, amiben a következő oszlopoknak kell szerepelniük: Kód, Név, Központi cím, Telefon, Fax, E-mail, Fizetési mód, Ország, Adószám, Közös. adószám, Csoportazonosító, Magánszemély, Bankszámla, IBAN, Swift. A formátum a következő
Ha elkészült a fájl, akkor azt a “Beállítások->Adat import-Számlázni jó és kényelmes” menüpont alatt tölthetjük fel.
Az egyszerűség kedvéért letölthetünk egy minta fájlt innen
Applikáció
Honnan tudom letölteni az appot?
Az app is ingyenes?
Igen, az applikáció is teljesen ingyenes, semmilyen díjat nem számítunk fel érte.
Az appal is ugyanúgy lehet számlázni, mint az asztali verzióval?
Igen, az app is alkalmas számlák küldésére.
Nem indul el az app, csak fehér képernyő jön be, mi a teendő?
Ilyenkor érdemes egy kicsit várni, mert minden bizonnyal csak tölt. Ez a töltési idő függhet attól, hogy éppen mennyire erős internet kapcsolattal rendelkezünk.
Ha már régóta csak fehér képernyő jön be, akkor érdemes bezárni az alkalmazást és újra megnyitni. Ha ezután se tölt be, akkor telepítsük újra.
Ha ez se oldja meg, akkor mindenképp írjunk a segitunk@bizxpert.hu címre, és addig is használjuk a BizXpertet a mobilunk böngészőjén keresztül, ugyanis onnan is tökéletesen működik.
500-as hibakódot ír ki, mi a teendő?
Ez a hiba mind mobilon, mind asztali gépen előjöhet, ilyenkor egyszerűen törölni kell a sütiket a böngészőből (akkor is, ha az appot használjuk), és utána tökéletes fog működni.
Miért nem tudok az appal nyomtatni?
Azért, mert az appban nincs benne ez a funkció. Amennyiben telefonról szeretnénk nyomtatni, használjuk a BizXpertet a telefonunk böngészőjéből, mert ott már elérhető mind a POS, mind a hagyományos nyomtatás. A nyomtatás itt azt jelenti, hogy az általunk választott nyomtatási módon letölt a BizXpert egy PDF. fájt az eszközünkre, és aztán kinyomtathatjuk úgy, mint bármelyik másik PDF. fájlt.
Nyomtatás - POS nyomtatás
Nyomtatás hagyományos A4-es méretben asztali gépről és mobilról/tabletről.
Kinyomtathatjuk a számlánkat ha a számla készítése közben a Nyomtatás gombra kattintunk (ezzel elkészül a számla), vagy ha a Rögzített számlák között megnyitjuk a számlát, majd ugyanott a Nyomtatás gombra kattintunk
Mobilon csak böngészőből tudunk nyomtatni. A nyomtatási lehetőség ugyanott van, azonban nem elegendő kiválasztani a nyomtatást, utána választhatunk, hogy a hagyományos vagy POS formátumban akarunk nyomtatni.
Ilyenkor letöltődik egy PDF. amit kinyomtathatunk.
Nyomtatás 80mm-es és 50mm-es POS méretben asztali gépről és mobilról/tabletről.
Kinyomtathatjuk a számlánkat ha a számla készítése közben a POS nyomtatás gombra kattintunk (ezzel elkészül a számla), vagy ha a Rögzített számlák között megnyitjuk a számlát, majd ugyanott a Nyomtatás gombra kattintunk. FONTOS! A jelenlegi magyar jogszabályoknak megfelelően a számlakép semmilyen módon nem változtatható, így ha egyszer egy számlát POS formátumban állítottunk ki, akkor azt már nem lehet többé hagyományos A4-es formátumban kinyomtatni, és ha egyszer hagyományos A4-es módon állítottunk ki egy számlát, azt se lehet POS formátumban kinyomtatni.
Mobilon csak böngészőből tudunk nyomtatni. A nyomtatási lehetőség ugyanott van, azonban nem elegendő kiválasztani a nyomtatást, utána választhatunk, hogy a hagyományos vagy POS formátumban akarunk nyomtatni.
Ilyenkor letöltődik egy PDF. amit kinyomtathatunk.
Általános beállítások
Cégem adatai
Mielőtt kiállítjuk az első számlánkat, szükséges lesz megadni a Cégünk adatait. Amennyiben nem cég vagyunk, úgy a “Cég*” mezőhöz a saját nevünket írjuk. Ezek a számla kötelező elemei, ezeket meg kell adni (amik ránk vonatkoznak) és automatikusan megjelennek a számlán.
A Kapcsolati beállítások fülnél megadhatjuk elérhetőségeinket, amiket szerepeltethetünk a számlán, ha szeretnénk. Ezeket a Beállítások->Bizonylat beállítások->Számla fejléc beállításai menüpont alatt tehetünk meg.
Az Egyéb fülnél megadhatjuk a logónkat valamint kiválaszthatjuk az Alapértelmezett fizetési módot.
A KATA 2020 (vagy az aktuális év) fülnél láthatjuk a KATA-s adatokat. Ez a fül csak akkor jelenik meg, ha a Cégadatoknál bepipáltuk, hogy KATA-sok vagyunk. Itt megadhatjuk, hogy az idei évtől mikor lettünk KATA-sok, valamint, hogyha van olyan bevételünk, amit nem a BizXperttel számlázunk ki, akkor annak az összegét is megadhatjuk, és akkor azt is beleszámítja a keretünkbe.
Minden más adatot a BizXpert magától számol.
Jelszócsere
Amennyiben szeretnénk lecserélni a jelszavunkat, azt megtehetjük az Általános beállításokon belül a Jelszócsere menüpont alatt.
Regisztrációs e-mail cím csere
Amennyiben szeretnénk lecserélni a regisztrációs e-mail címünket, azt megtehetjük az Általános beállításokon belül a Regisztrációs email csere menüpont alatt.
Könyvelői hozzáférés
Hozzáadhatjuk könyvelőnket a számlázónkhoz, így nem kell soha többé vinni/küldeni neki a számlákat, mindent letölthet, leellenőrizhet magának. Ehhez egész egyszerűen meg kell adnunk a nevét (amivel mi azonosíthatjuk be) és az e-mail címét, amire érkezik neki egy meghívó és egy jelszó, amivel beléphet a fiókunkba. Ezt az Általános beállításokon belül a Könyvelői hozzáférésnél adhatjuk meg.
Könyvelő törlése/ Új könyvelői jelszó küldése
Amennyiben szeretnénk törölni a könyvelőnket a rendszerből azt a Könyvelői hozzáférésen belül a Regisztrált könyvelők fülnél tehetjük meg a Könyvelő törlése gombra kattintva.
Amennyiben pedig a könyvelőnk elhagyta/elfelejtette a jelszavát, vagy azt állítja, hogy sosem kapta meg, akkor a Új könyvelői jelszó küldése gombra kattintva kap egy új e-mailt benne az új jelszóval.
Főkönyvi feladás
Amennyiben szeretnénk a számláinkat beimportálni egy könyvelő szoftverbe úgy azt az Általános beállításokon belül a Főkönyvi feladáson belül tehetjük meg.
Jelenleg minden könyvelő programmal működik, ami alkalmas NAV XML befogadására.
Nemsokára az RLB összeköttetés is elkészül.
Rendszer beállítások
Mértékegységek kezelése
A Rendszer beállításokon belül a Mértékegységek menüponton belül a termékeinkhez/szolgáltatásainkhoz tartozó/használt mennyiségi egységeinket adhatjuk meg. A mértékegység nevét módosítani tudjuk, de törölni csak abban az esetben lehet, ha még egy termékhez sem rendeltük hozzá a mértékegységet. Az átnevezést követően azon termékeknél is az új megnevezés kerül megjelenítésre, amelyeket a módosítás előtt vettünk fel. Korlátlan számú mértékegységet lehet felvinni.
Projektek kezelése
A projekteket a Beállítások/Rendszer beállítások/Projektek menüben tudjuk rögzíteni:
A menüben a kategóriákhoz hasonlóan tudjuk rögzíteni az új projekteket:
A felrögzített projektek ezután kiválaszthatóak lesznek a bizonylatokon:
Beszerzés:
Számla:
Ajánlat:
Minden bizonylatlistában elérhető a projektekre történő szűrés is, emellett a nyereség kimutatás végett a BIZnisz fülön is tudunk szűrni ezekre az adatokra.
Partnerkategóriák
Ezek alapján különféle csoportosításokat végezhetünk el ügyfeleinkre, melyekhez színeket is rendelhetünk. (pl ügyfeleknél: viszonteladók, törzsvásárlók, stb…) Egy adott kategóriát törölni csak abban az esetben lehet, ha még egy partnerhez sem rendeltük hozzá a kategóriát. Maximum 20 karakter lehet a megnevezés.
Termékár beállítás
Termékkategóriák
Finomságok
Eltűnt a számlám fele/ Blokkszerű kinézete van a számlámnak
Akkor láthatunk ilyet, hogyha a számla kiállításakor véletlenül, vagy szándékosan a POS nyomtatásra kattintottunk.
Bizonylat beállítások
Számla előtag módosítás
ikonra kattintva láthatod, hogy milyen értékeke írhatsz az adott mezőbe.
Számla sablon kiválasztása
Akár 16 féle számlasablonból választhatsz.
Lecserélheted a számlasablonod a neked leginkább megfelelőre, a Bizonylat beállításokon belül a Számla sablon kiválasztása menüpont alatt.
Miután kiválasztottad a neked tetsző sablont, a mentés gombra kattintva véglegesítheted a döntésed.
A sablon bármikor megváltoztatható.
Számla fejléc beállítása
A bizonylatok fejléc tartalmának módosítása elérhető a Bizonylat beállítások->Számla fejléc beállítása menüpont alatt.
A kapcsolókkal lehet be- vagy kikapcsolni az egyes opcionális adatok megjelenítését a bizonylatokon. Külön kapcsoló tartozik a partnerprofilhoz, illetve a a céged adataihoz:
Számlák levelezési beállítása
Megjegyzések szerkesztése
Itt alapértelmezett szöveget adhatunk meg a „Számlára”, illetve „Ajánlatra” vonatkozóan. Ezen megjegyzések a bizonylatokon mint „alsó megjegyzés” jelennek meg.
Fiókkezelés
Hogyan tudja egyszerre több munkatársam is használni?
Két féle képpen lehet ezt megoldani:
1. Mindeni ugyanazt az e-mail címet és jelszót használja. Így akárhány felhasználó lehet belépve egyszerre, akárhány eszközről.
2. Könyvelői hozzáféréssel hozzáadjuk munkatársaink e-mail címét. Ilyenkor kapnak egy generált jelszót, amit nem lehet megváltoztatni. Így is akárhány felhasználó lehet belépve egyszerre, akárhány eszközről.
Vannak kezelhető jogosultságok?
Nincsenek. A BizXpertben mindenkinek admin joga van akinek hozzáadást adunk a fiókunkhoz.
Lehet egyszerre több gépen/telefonon is használni?
Igen, a BizXpertet korlátlan mennyiségű eszközről használhatjuk egyszerre.
Hogyan tudom törölni a regisztrációm?
Regisztrációdat úgy tudod törölni, hogyha írsz nekünk egy e-mailt a segitunk@bizxpert.hu címre, és ott kéred a fiókod törlését.
Amire szükségünk lesz: A regisztrációs e-mail címed.
Ha vannak kiállíott számláid a fiókodban, akkor megfogunk rá kérni, hogy azokat mentsd le, majd miután ezt megerősítetted, töröljük a fiókodat, és az e-mail címedet a Rendszerüzenetek listájából. Amennyiben hírlevélre fel vagy iratkozva, arról neked kell leiratkoznod, amennyiben nem szeretnél több e-mailt kapni.
Nem tudok belépni
500-as hibakódot ír
Ez egy nagyon könnyen orvosolható hiba.
Egyszerűen töröljük a mindenkori sütiket a böngészőnkből és próbáljuk meg újra. Ha így se működne, akkor próbáljuk meg másik böngészőből.
Elfelejtettem a jelszavam
Ha elfelejteted a jelszavadat, akkor a bejelentkezési oldalon (ITT) tudsz új jelszót kérni. Fontos, hogy miután megadtad a regisztrációs e-mail címedet, kétszer kell a jelszó kérő szövegre kattintani.
Azt írja, hogy ezzel az e-mail címmel már van regisztrálva fiók
Ez esetben már létre lett hozva ezzel az e-mail címmel egy fiók. Lehetséges, hogy régebben Te hoztad létre, csak elfelejtetted, vagy pedig valaki más véletlenül a Te címedet használta.
Ilyenkor kérj jelszó emlékeztetőt, és akkor be fogsz tudni lépni.
Könyvelő vagyok, és nem tudom a jelszavam
A jelszavadat e-mailben kaptad meg, így elsősorban érdemes rákeresni az e-mail fiókodban, hacsak nem törölted, akkor ott lesz.
Ha nincs meg, akkor kérj a partneredtől könyvelői jelszó emlékeztetőt.
Nem jött meg a könyvelői hozzáférésem
Érdemes rákérdezni a partnerednél, hogy biztosan helyesen adta-e meg az e-mail címedet, valamint, ellenőrizni kell a spam mappát, hátha oda landolt.
Újdonságok
- Bekerült egy új menüpont Rendszerbeállítások -> Finomságok
- Új funkció került bele: „Ha számlázásnál kétszer kattintok egy termékre, akkor a termékeket új sorba hozza:” ami ha bepipálásra kerül, akkor ha egy terméket többször adunk bizonylathoz, akkor új tételként fog megjelenni.
- Bekerült egy új menüpont Rendszerbeállítások -> Finomságok
- Az előleg szó mostantól szerepelhet az Ajánlat nevében
- Lista, valamint kártyanézetben, ha másik oldalra lépünk, akkor már nem marad alul, hanem felülre ugrik a program.
- Az Ajánló e-mail új modernebb designt kapott
- Az előleg szó mostantól szerepelhet az Ajánlat nevében
- Az “Írj nekünk” részhez feltöltöttük a Tudásbázist, ezzel meggyorsítva a válasz megtalálást a kérdésekre.
- Bekerült az RLB export, így most már az RLB-t használó könyvelők is könnyedén használhatják a BizXpertet. Az RLB export a következő útvonalon érhető el:
Beállítások->Általános beállítások->Főkönyvi feladás
- Bekerült az RLB export, így most már az RLB-t használó könyvelők is könnyedén használhatják a BizXpertet. Az RLB export a következő útvonalon érhető el:
- Elérhető a Szállító funkció is. Most már szállítólevél is kiállítható az Ajánlat átírásával
- Ajánlatoknál a „Teljesített”, és a „Nyitott” típus eddig hozta a Rontott Ajánlatokat is. Mostantól nem hozza a rontottakat.
- Lazítottunk az Importálási szabályokon, mostantól a fejlécben nem figyeljük a kis- és nagybetű egyezőséget.
- Új listanézet közkívánatra, mostmár nem csak a számláknál, hanem a beszerzéseknél, ajánlatoknál, partnereknél és termékeknél is.
-
- Számla listanézetben új szűrési feltétel. Ez az „Aktív” típus, ami minden számlát hoz, amelyik nem sztornó, vagy sztornózott.
- Bekerült a Nav/Ányk fülbe egy link „Nav teendők” néven, ez egy külső linkre mutat (IDE), ahol le vannak írva a számlázó bekötéssel kapcsolatos teendők.
- Lehet terméket törölni akkor is, ha a készletkezelés be van kapcsolva nála. (Ha nyitott ajánlaton szerepel akkor továbbra sem.)
- Ha kiexportálunk egy listát (Számla, Partner, Beszerzés stb.) mostantól a felső, illetve alsó megjegyzések is belekerülnek.
- A Technikai felhasználóhoz betettünk bőséges mennyiségű magyarázó szöveget, amik előre megválaszolják azokat a kérdéseket, amiket a leggyakrabban kérdeztek a Technikai felhasználóval kapcsolatban. Sikertelen mentésnél szintén egy mini hibakezelési útmutató jelenik meg, illetve sikeres mentésnél nem egyből záródik, hanem kiírjuk hogy sikeres volt a beállítás és csak picivel utána záródik be az ablak.
- Minden listanézetnél a bal felső sarokban megjelenítjük, hogy összesen hány darab van az adott dolgokból (Partner, Számla, Ajánlat stb.) (az adott szűrési feltételekkel természetesen).
Regisztrációs e-mail csere: Meg lehet változtatni a regisztrációs emailt. Ezt a Beállítások->Általános beállítások->Regisztrációs e-mail cím csere menüponton keresztül érhetjük el.
- Könyvelőnek új jelszót lehet küldeni. Ha a könyvelőnk elfelejtette a jelszavát, akkor küldhetünk neki újat a Beállítások->Általános beállítások->Könyvelői hozzáférés->Regisztrált könyvelők útvonalon.
- A jobb felső sarokban ha a menügombokra ráhúzzuk az egeret, akkor rövid szöveg jelenik meg, hogy mit takar az adott gomb.
Legújabb frissítésünkben, bevezettük a KATA bevallást.
A bevallás elkészítéséhez a főoldal jobb felső sarkában lévő NAV/ÁNYK gombra kattintva, megjelent egy új “KATA bevallás” fül. Erre kattintva letölthető egy olyan XML állomány, amely az ÁNYK (Általános Nyomtatvány Kitöltő) szoftveren keresztül a Szerviz/Egyedi import menüben beolvasható, majd onnan tovább küldhető Ügyfélkapun keresztül a NAV felé:
Megjelent egy új mező is, a “Cégem adatai”-n belül.
Ez a “Adóazonosító jel”, ami az “Egyéni vállalkozó” négyzet kipipálásával jelenik meg. Ezt a KATA-s egyéni vállalkozóknak mindenképp szükséges lesz megadni, hogy az adóbevallás gyorsan és könnyedén menjen.
FONTOS! A helyes bevallás érdekében elengedhetetlen, hogy a számlák kiegyenlítettek legyenek. Ezt a számlák listájában a Kiegyenlítés funkcióval tudják elvégezni. A kiegyenlítés során figyelni kell, hogy a megfelelő dátummal végezzék el azt (a bevallás, csak a 2019-ben kiegyenlített számlákat adja fel). Ezt csak az Átutalásos fizetési móddal létrehozott számláknál kell elvégezni.
Erről a folyamatról bővebben a Szoftverfrissítés: 2019.05.13 (H012.05.13.) cikkben tájékozódhatnak.
– POS nyomtatás
A szoftverben elérhetővé vált a POS nyomtatás, ami lehetőséget ad arra, hogy 80 mm-es hőpapírra tudjunk egyedi sablonnal készült számlát nyomtatni. A funkció elérhető asztali és mobil böngészőből is, azonban az applikációból nem.
A nyomtatáshoz javasoljuk a Datecs Dpp-350-es nyomtatót, melyet a Kulcs-Soft Számítástechnika Nyrt-től is be lehet szerezni.
A nyomtatás a következőképpen történik:
Első lépésként töltse le az áruházból a Datecs Print Services alkalmazást:
Majd lépjen be a BizXpert fiókjába és készítse el a számlát.
A számla elkészítését követően kattintson a Nyomtatásra, majd a POS nyomtatásra:
Ezt követően letöltésre kerül a számla, melyet nyisson meg:
Megnyitást követően nyomtassa ki a számlát:
Fontos! A papírbeállítás 3 colos, folyamatos legyen:
Amennyiben a nyomtató nem jelenik meg, akkor az összes nyomtató közül ki kell keresni az eszközt. Ezt követően minden beállítás megjelenik hozzá:
FONTOS! A nyomtatás csak böngészőből működik, app-ból nem!
A korábbi Számlázni Jó! és Számlázni Kényelmes! szoftverek jövőbeli kivezetése miatt új funkcióként bekerült a partnerek és a termékek tömeges betöltésének lehetősége.
Ehhez a Beállítások/Adat import/”Számlázni jó és kényelmes!” import menübe belépve a szoftverekből kiexportált fájlokat tudjuk beolvasni:
Az import a következő adatokat dolgozza fel:
– termékek esetén: név, termékkód, szolgáltatás típus, mennyiségi egység, áfa kulcs, egységár, raktárkészlet:
– ügyfelek esetén: név, ügyfélkód, központi cím, telefonszám, e-mail cím, fizetési mód és a hozzá tartozó napok száma.
Az importálás alkalmazható olyan esetekben is, ha Ön nem volt korábban a Kulcs-Soft Nyrt. ügyfele.
Ilyenkor az excelnek a következő oszlopokat kell tartalmaznia:
– termékek esetén: Név, Kód, Cikkszám, Szolgáltatás, Mennyiségi egység, Áfa kulcs, Egységár, Raktárkészlet, Mee. (NAV által meghatározott mennyiségi egység). A formátum a következő:
A készlet kezelés és nyitókészletek a Szolgáltatás (0 termék, 1 szolgáltatás) és Raktárkészlet alapján végzi el.
– partner esetén: Kód, Név, Központi cím, Telefon, Fax, E-mail, Fizetési mód, Ország, Adószám, Közös. adószám, Csoportazonosító, Magánszemély, Bankszámla, IBAN, Swift. A formátum a következő
A címek formátumát a képen látható módon kell megadni, annak bontását a szoftver automatikusan elvégzi.
– Kötegelt számla nyomtatás: A szoftverben elérhetővé vált a kötegelt nyomtatás funkció, melynek segítségével a számlák listájában ki tudjuk választani azokat a bizonylatokat, amiket szeretnénk kinyomatni:
A gombra kattintás után a szoftver nézetet vált:
Itt a checkboxok bepipálásával tudjuk kiválasztani, hogy melyik bizonylatokat szeretnénk nyomtatni, majd a jobb felső sarokban a Nyomtatás: x db gombra kattintva menthetjük a számlákat 1 db PDF fájlba, melyet a későbbiekben nyomtathatunk, vagy továbbíthatjuk a könyvelőnknek. A különböző számlák a készítéskor hozzárendelt számlasablont fogják alkalmazni, így előfordulhat, hogy a PDF különböző sablonokkal menti le a számlákat a fájlba.
A funkció csak asztali alkalmazásban érhető el.
– Sablonok: a Beállítások/Bizonylat beállításai/Számla sablonok új sablonokkal bővült.
– Könyvelői hozzáférés
Elérhetővé vált a könyvelői hozzáférés, melyben egy vagy akár több könyvelőnek is – korlátozottan – hozzáférést biztosíthatsz a fiókodhoz.
Könyvelő hozzáadásához szükség van a nevére és az email címére. Sikeres meghívás után a könyvelőd egy emailt fog kapni, amelyben minden fontos információt – többek között a jelszavát is megtalálja.
Belépéshez használhatja a levélben elküldött linket vagy a bizxpert.hu oldalon elhelyezett gombot is:
A hozzáférés visszavonásához a regisztrált könyvelők fül alatt lehet email cím alapján törölni a könyvelőt:
Sikeres könyvelői bejelentkezés után egy cégválasztó oldalra irányítjuk a könyvelőt, ahol egy legördülő menüből kiválaszthatja, hogy melyik cég BizXpert fiókjába szeretne belépni:
Ezután megtörténik az átirányítás, ahol korlátozott jogokkal (jelszó változtatásra és újabb könyvelő meghívására nincsen lehetőség) hozzáfér a BizXpertben tárolt adatokhoz.
– Kisadozó / KATA modul
Elérhetővé vált egyéni vállalkozók számára a KATA modul. A funkció bekapcsolásához a Beállítások menü -> Általános beállítások -> Cégem adatai menüpontot kell kiválasztani:
Ekkor a felugró ablakban be kell pipálni a “Kisadózó/Kata” opciót, amely egy új, KATA menüpontot aktivál:
Az új menüpont alatt szükség van a KATA 2019-es kezdeti dátumára (amennyiben korábban kezdődött, úgy 2019.01.01-et kell megjelölni), valamint az egyéb helyen regisztrált bevételek összegére.
A fenti adatok megadása után a program kiszámolja a BizXpertben kiállított és 2019-ben teljesített számlák alapján a felhasznált, illetve a maradék keretet. Továbbá az extra adó mértékét a keret túllépése esetén.
– Költségszámla képfeltöltés
Kibővítettük a költségszámlákhoz tartozó képfeltöltés funkciót, amely már mobilos böngészőről is elérhető. (iOS és Android alkalmazásokból nem elérhető).
Új költségszámla felvitelekor vagy meglévő szerkesztésekor az alábbi gombbal lehet új képet feltölteni:
Válaszd ki a megfelelő képet, majd sikeres feltöltés után egy előnézeti kép jelenik meg és egy “Fotó törlése” gomb. Az előnézeti képre koppintva lehet a csatolt képet újra lementeni:
– Bizonylat fejléc módosítása
Új funkcióként elérhető a bizonylatok fejléc tartalmának módosítása, Beállítások->Bizonylat beállítások->Bizonylat fejléc menüpont alatt:
A kapcsolókkal lehet be- vagy kikapcsolni az egyes opcionális adatok megjelenítését a bizonylatokon. Külön kapcsoló tartozik a partnerprofilhoz, illetve a a céged adataihoz:
– Projekt kezelés:
Elérhetővé vált a számlák, ajánlatok és beszerzések esetén a projekt rögzítésének lehetősége. A projekteket a Beállítások/Rendszer beállítások/Projektek menüben tudjuk rögzíteni:
A menüben a kategóriákhoz hasonlóan tudjuk rögzíteni az új projekteket:
A felrögzített projektek ezután kiválaszthatóak lesznek a bizonylatokon:
Beszerzés: Számla: Ajánlat:
Minden bizonylatlistában elérhető a projektekre történő szűrés is, emellett a nyereség kimutatás miatt a BIZnisz fülön is tudunk szűrni ezekre az adatokra.
– Számlák listájának tábla nézete: mostantól nem csak a csempe nézet érhető el a számlák listája, hanem a táblázat is, ami több adatot tartalmaz. Ehhez a lekért listánál be kell pipálni a Tábla nézet checkboxot:
Pipálás után:
– Exportok bővítése: elérhetővé vált a termékek, partnerek, beszerzések és árajánlatok exportálása is.
– Feltölthető kép a beszerzésekhez: a bejövő számla beolvasott képe mostantól beilleszthető a beszerzési bizonylathoz. FONTOS! Csak 1 db kép tölthető fel a bizonylathoz, ami a későbbiekben törölhető vagy lementhető. Tovább csak kép formátumot tud kezelni a szoftver, dokumentumokat nem.
– Egyenlegközlő:
A szoftverben elérhetővé vált az egyenlegközlő funkció melyet a lekérdezések közt találunk:
A fülre kattintva megjelennek a tartozások, amiket a partner nem fizettek be:
A nyílra kattintva megjelennek a számlák amik befizetésre várnak:
Azoknál az ügyfeleknél ahol email cím megadásra került az Egyenlegközlő küldése gomb segítségével elektronikus úton, táblázat formájában továbbíthatjuk az adatokat.
– Ajánló gomb:
Amennyiben elégedettek vagytok a szoftverrel és úgy gondoljátok, hogy valamelyik partnereteknek, ismerősötöknek alkalmas lenne a program, akkor az ajánló gomb segítségével elküldhetitek neki emailben, hogy milyen alapfunkciókkal rendelkezik a szoftver. Az email tartalmazni fogja a szoftver demó elérhetőségét, a regisztrációt és az app letöltést Google és Android esetén.
Bruttó ár megadási lehetőség termékhez és bizonylat tételéhez:
Mostantól megadható a bruttó egységár a termékhez, ami visszaszámolja a nettó egységárat:
Emellett a bizonylatoknál is elérhető ez a funkció:
– Új bizonylat készítése egy letárolt bizonylat alapján: ezzel funkcióval másolni tudjuk a már elkészült bizonylatainkat (számlák, ajánlatok,beszerzések):
A másolás során az új bizonylatnak a kezdő, teljesítési és fizetési dátuma mind frissül.
Amennyiben a másolandó bizonylat lomtárazott terméket vagy ügyfelet tartalmaz a szoftver figyelmeztetni fog és nem engedi a másolást:
– Alapértelmezett fizetési mód kiválasztása a szoftverben: a Beállítások/Általános beállítások/Cégem adatai menü Egyéb fülön kiválasztható az alapértelmezett fizetési mód:
Az itt kiválasztott fizetési mód az újonnan rögzített ügyfelek adatlapján is megjelenik.
– Egyedi fizetési határidő megadásának lehetősége a partner adatlapján:
Amennyiben átutalásos fizetési módot választunk ki ügyfeleinkhez megadhatunk egyedi fizetési határidőt:
Amennyiben a mezőt üresen hagyjuk, alapértelmezetten 8 nap lesz a határidő.
A beállított napok száma ezután automatikusan meg számolódni fog:
(A képen egy 30 napos fizetési határidő lett a partnerhez beállítva)
Lomtár!
Új funkcióként bevezetésre került azoknak az ügyfeleknek és termékeknek a törlése, akik/amik már szerepelnek számlán.
A törölt ügyfelek és termékek szűrése is megoldott, ehhez bekerült egy checkbox a Szűrés menübe:
Amennyiben ez be van pipálva megjelenik az összes lomtárazott termék/ügyfél is, melyeknél jelölve van, hogy törölve lettek:
A törölt elemek esetén van lehetőség a visszaállításra is:
A törölt partnerek és termékek a bizonylat kiállás során nem jelennek meg, de későbbiekben szűrhetőek lesznek.
FONTOS! Amennyiben nyitott ajánlat van a termékre vagy a partnerre nem lesz törölhető, valamint akkor sem, ha terméknek van készlete! A számla már lezárt bizonylatnak minősül és lomtárazhatók lesznek az adatok.
Részkiegyenlítés bevezetése:
A korábbi gyors kiegyenlítést lecseréltük, egy részletesebben beállítható módszerre, amivel részkiegyenlítést is lehet végezni.
A korábban megszokott módtól eltérően egy új szerkesztő ablak nyílik meg, ahol megadható a számla kiegyenlítésének a mértéke, mikor történt meg a kiegyenlítés, valamint akár a bankbizonylat száma is rögzíthető:
Amint kitöltöttük a szükséges adatokat a pipa segítségével menthető a kiegyenlítés.
A részkiegyenlítés során a befizetett összeg szerkesztő mezőjében kell rögzíteni a kiegyenlített összeget. Ekkor megváltozik a hátralék értéke is:
FONTOS! A hátraléknál többet nem enged kiegyenlíteni a szoftver!
Átnevezhető ajánlat készítése: A BizXpert mostantól alkalmas arra, hogy az ajánlat bizonylat fejlécét módosítva, új bizonylatfajtákat tudjunk kiállítani (pl.: díjbekérő).
Ehhez az új ajánlat készítésénél át kell írni az ajánlat szót:
Ez a módosítás átvezetésre kerül a bizonylat nyomtatási képére és az e-mail küldésre is:
FONTOS! A mező nem tartalmazhatja sem a számla sem az előleg szavakat, illetve ezek kombinációját. Erre a szoftver figyelmeztet is:
- Több e-mail címre való küldés: ; karakterrel elválasztva több e-mail cím is megadható a számlaküldése során.
- Saját e-mail címre való számlaküldés tiltása: küldésnél megjelenik egy “Kérek számla másolatot” checkbox, amivel eldönthető, hogy kérünk-e visszajelzést a számla küldéséről vagy sem.
- KOBAK számlák hibáira villogó notification gomb (csengő): a gombra kattintva csak a sikertelen számlák listája kerül lekérdezésre benne a hibaüzenetekkel.
- Lista szűrési feltételeinek mentése a sütik érvényességéig: amint a sütik érvényessége lejár, automatikusan visszaáll a program a tárgyév feltételeire.
- BIZnisz kimutatás lekérdezése bruttó értékekre: a BIZnisz chart szűrésénél kiválasztható, hogy bruttóban vagy nettóban szeretnénk-e látni az adatokat.
- Excel export esetén kiegyenlítés dátumának megjelenítése.
- Számla státusz lista 2018-tól kezdődjön automatikusan.
- Termékkód megadásának lehetősége: mostmár lehetőség van termékkód megadására, hogy könnyebb legyen az azonosítás. FONTOS: a termékkód egyedi azonosító, két termékhez azonosat nem lehet megadni.
- Új menürendszer: átalakítottuk a menü rendszert, hogy csoportosítva legyenek a funkciók a legmegfelelőbb módon
- Számla lista export funkcióval bővült a szoftver, ami elérhető asztali és mobil böngészőben. Tájékoztatjuk kedves Ügyfeleinket, hogy a mobil applikációban a funkció nem elérhető.
- Megújult a sütikezelés, mely még biztonságosabbá teszi a szoftverhasználatot, illetve bizonyos ideig bejelentkeztetve hagyja a felhasználót a gyors számlázás érdekében.
- Hosszú cégnevek megjelennek egér ráhúzására
- Új partner felvitelnél a Bisnode listában már 15 lehetőség közül választhat
- Jelszómódosító oldalon a Belépés gomb megváltoztatása Mentésre
- Bizonylat létrehozásánál nem csak ügyfél névre, hanem címre és partner kódra is lehet már keresni
- Partner és termék listák szűrőinek bővítése: név, partnerkód a partnerlistában, ezek a mezők szabadszövegesek
- Partnerkód egyedivé alakítása, formátum korlátozása (max. 8 karakter, csak alfanumerikus, tartalmazhat betűket és számokat), valamint a bizonylat létrehozó oldalakon már látszódik ez is.
- Megújult a számla és ajánlat kiküldő email! Mostantól modern, könnyen átlátható emaileket küldhet ki partnereinek, melyben számláik nem csatolva, hanem letölthető formátumban jelennek meg.
- Számla kiküldő emailjeinek szövegét még inkább személyre szabhatja az új levelezési beállításnak köszönhetően.
- Partner létrehozásánál egyszerűsítettük a felületet így gyorsabban hozhatja létre új kliens profiljait.
- Bővültek az ÁFA-nemek: a felsorolásba bekerült a “mentes az adó alól” lehetősége is.
- Új és meglévő partnerek szerkesztésekor/felvételekor új információk segítenek a pontos megértésben.
- A BizXpert kezdőoldalán megjelent egy hírlevél feliratkozási lehetőség, amin keresztül sokkal hamarabb tájékozódhatnak a program aktuális újdonságairól, illetve további tippekkel-trükkökkel gazdagodhatnak a program használatával és működésével kapcsolatban.
- A frissítés után a BizXpert hibaoldalakon egy új design fogadja a látogatókat.
- A kiállított számlákat már oldalanként rendezi és elválasztja a program. Desktop nézetben 60 darab, mobil nézetben 20 darab számlát jelenít meg egy oldalon. Az oldalak között dedikált gombokkal lehet lapozni.
- Bővültek az ÁFA-nemek: a felsorolásba bekerült a “mentes az adó alól” lehetősége is.
- Új és meglévő partnerek szerkesztésekor/felvételekor új információk segítenek a pontos megértésben.
- A BizXpert kezdőoldalán megjelent egy hírlevél feliratkozási lehetőség, amin keresztül sokkal hamarabb tájékozódhatnak a program aktuális újdonságairól, illetve további tippekkel-trükkökkel gazdagodhatnak a program használatával és működésével kapcsolatban.
- A frissítés után a BizXpert hibaoldalakon egy új design fogadja a látogatókat.
- A BizXpert online számlázóban a felhasználóknak már lehetősége van a bizonylatok előtagjának módosítására is. Ezáltal cégre szabott számlákat állíthatnak ki a felhasználók.
- Termékáraknál tizedesjegyek kezelése, akár 4 tizedesjegyig!
- Megkönnyítettük a regisztrációt! Mostantól Facebook és Google fiók használatával is lehetőség nyílik a BizXpert regisztrációra.
- További 2 db új számlasablonnal bővült a BizXpert! Ezeket Cape Colibri és Focused Mesh fantázianéven találják meg a felhasználók.
- Segítünk a hibás adatok elkerülésében! Ha a felhasználó létrehoz egy partnert vagy számlát, a program azonnal értesíti, ha valamilyen adatot helytelenül írt be, ezáltal a NAV számlaküldés is gördülékenyebbé válik.
- Listaszűrők finomítása, mely által könnyebbé és átláthatóbbá vált a keresés.
- A BizXpert belépés utáni főoldalán új tartalom érhető el. A jövőben ezen a felületen aktuális újításokkal és fontos információkkal találkozhat a felhasználó. Ez a tartalom bezárható, mely újra bejelentkezéskor jelenik meg ismét.
- Csillaggal jelöltük az alkalmazáson belül azokat a mezőket, amelyeket kötelező kitölteni.
- Megjelenik egy új felugró ablak, amely tájékoztat a legfrissebb újdonságokról. Amennyiben lejárt ajánlatból állítana ki számlát, a program automatikus dátumkorrekciót hajt végre.
- A partner- és termékkategóriákat újabb menüpontokkal bővítettük ki, így átláthatóbb a menü struktúra.
- NAV online számla adatszolgáltatásra felkészítés.
- Új számla státusz lista beépítése a BeállításokNAV adatszolgáltatás menüpontba az adatszolgáltatáshoz kapcsolódóan.
- Új számlasablont lehet választani.
- CAPTCHA védelem beépítése az oldalba (kiküszöbölésre kerültek, hogy pl: robotok tudjanak regisztrálni a honlapon keresztül és SPAM-eljenek, de a felhasználók tudjanak levelet küldeni) ezután automatikusan kitöltésre kerülnek az adatai.
Bisnode integráció: új cég és partner rögzítésekor elegendő csak elkezdeni gépelni a cég/partner nevet, majd egy központi adatbázisból kiválaszthatja, ezután automatikusan kitöltésre kerülnek az adatai.
Cégnév cella maximum 100 karakter lehet. (az alábbi írásjelek is beleszámítanak: szóköz, vessző, kötőjel, pont, stb…)
Gyakran Ismételt Kérdések
Hogyan tudok mínuszos összeget feltüntetni a számlán?
Ha mínuszos összeget szeretnénk szerepeltetni a számlán, akkor amikor számlázunk és felvittük a tételt a számlára, akkor tudjuk módosítani a mennyiségét. Az összeget nem tudjuk mínuszban megadni, viszont a mennyiséget igen, ezáltal az összeg is mínuszos lesz.
Sikertelen volt a számla feltöltése a NAV felé, mi a teendő?
Ha a NAV számla státusz lista oldalán azt látjuk, hogy az adatfeltöltés sikertelen volt, akkor nincs semmi dolgunk, ugyanis a BizXpert addig küldi újra és újra, amíg végül sikeres nem lesz a küldés. Nyugodtan kiléphetünk, kikapcsolhatjuk a gépet, a BizXpert akkor is dolgozni fog. Ha már 24 órája fennáll a hiba, akkor érdemes írni nekünk.
Mit jelentenek a számla színei?
A Rögzített számlák színei a következőket jelentik:
Zöld: Kifizetett/Kiegyenlített
Narancs: Átutalásos, vagy Utánvétes számla, ami még nincs kiegyenlítve
Bordó: Átutalásos, vagy Utánvétes számla, ami még nincs kiegyenlítve és lejárt a fizetési határidő
Kék: Sztornó számla
Szürke: Sztornózott számla
Mit jelentenek a számlán a jelek? pipa, X, stb.?
A Rögzített számlákon a jelek a következőket jelentik:
Hibába ütköztem
A számlázó bejelentéshez az XML nem töltődik le, csak tölt
Ha a számlázó bejelentéséhez XML nem akar letöltődni, csak folyamatosan töltődik már percek óta, akkor egyszerűen próbáljuk meg egy másik böngészővel. Javasoljuk a Chrome vagy a Firefox böngészőt.
Elrontottam egy számlát, és szeretném kitörölni, hogyan kell?
A jelenlegi magyar jogszabályok nem engedélyezik a már kiállított számla semmilyen módosítását, vagy törlését. Ha elrontottunk egy számlát, akkor egyszerűen sztornózzuk, és használjuk tovább a számlázót, mint ha misem történt volna.